Lo que nos contasteis el 21 de octubre
Dos procesos se comen horas cada campaña, y las más caras son las del gerente.
Nos dijisteis dos cosas más, y esta propuesta responde a las dos: que no queríais algo que en cuatro meses estuviera desfasado, y que preferíais no hacer todo el desembolso de una vez.
El trabajo repetitivo pasa a la herramienta. El criterio sigue siendo vuestro.
StratIA Circularización
- Preparar y enviar las cartas encargo a encargo.
- Perseguir respuestas y reenviar recordatorios.
- Archivar cada respuesta y pasarla a mano al servidor y a S2A.
- Las cartas y los recordatorios se preparan desde vuestro correo y quedan en borrador hasta que los revisáis.
- Las respuestas se leen con IA y cada tercero muestra su estado.
- Todo queda archivado en vuestro SharePoint, por encargo y por tercero.
La conexión directa con S2A depende de que vuestra versión permita importar. Lo revisamos en la adaptación y, si no se puede, la respuesta queda lista para llevarla.
StratIA PBC: intercambio documental con clientes
- Un Excel con lo que se ha pedido a cada cliente.
- Una carpeta compartida donde el cliente sube lo que puede.
- Revisar a mano qué ha llegado, qué falta y a quién reclamarlo.
- Peticiones por fase con plantillas que se reutilizan cada año.
- Un enlace personal y revocable para cada persona del cliente.
- Un panel por encargo con lo que falta, y recordatorios antes y después de la fecha límite.
- El historial de cada documento hasta el cierre.
La herramienta no decide si una respuesta es evidencia suficiente ni concluye nada. Eso lo sigue haciendo el auditor, como exige la NIA-ES 505.
Funcionando en un máximo de 60 días, y nada se activa hasta que vuestro responsable lo valide
- Fase 1AdaptaciónConectamos el proceso con vuestro SharePoint, vuestro correo y vuestra cuenta de IA.
- Fase 2Prueba con un encargo vuestroLo probamos con un encargo real y vuestro responsable lo revisa. Es la fase en la que más os necesitamos.
- Fase 3Formación y activaciónFormamos al equipo y pasa a uso real cuando vuestro responsable lo firma.
- Campaña 2027Soporte y mediciónSoporte con plazo de respuesta por escrito. Al cerrar, os entregamos el informe de horas de la campaña.
Un pago para ponerlo en marcha y una cuota que lo mantiene al día
La puesta en marcha paga la adaptación. La cuota paga que siga funcionando cuando cambien los modelos de IA, que es justo lo que os preocupaba.
- Adaptación cuando cambie el modelo de IA.
- Soporte en campaña con plazo de respuesta por escrito.
- Puesta a punto antes de cada campaña, nuevas versiones y actualización de las skills incluidas.
- Informe anual de horas y nota de seguridad para vuestro sistema de calidad.
La plataforma de IA es vuestra: la contratáis y la pagáis directamente a vuestro proveedor. Como referencia, en nuestra firma, con unas 95 auditorías, son unos 15 € al mes.
- Con StratIA Circularización: conciliación de las respuestas con los saldos.
- Con StratIA PBC: extracción de los datos de las facturas en PDF a Excel para las pruebas de detalle.
- Con los dos módulos, además: verificación de memorias frente al modelo REA.
Si dejáis la cuota, os quedáis con ellas tal como estén; lo que deja de llegar son las actualizaciones.
En resumen: primer año con los dos módulos, unos 7.980 €. Años siguientes, unos 1.980 €.
| Coste total | Primer año | Años siguientes |
|---|---|---|
| Puesta en marcha (StratIA) | 6.000 € | — |
| Cuota de mantenimiento (StratIA) | 1.800 € | 1.800 € |
| IA a vuestro proveedor (estimación) | menos de 180 € | menos de 180 € |
| Otros costes | Ninguno | Ninguno |
| Total | ≈ 7.980 € | ≈ 1.980 € |
Pago por partes, sin financiar
La puesta en marcha se paga al aceptar y la cuota, entera y por adelantado, al inicio de cada campaña. Si preferís empezar por un módulo, el segundo se paga cuando lo activéis.
La primera cuota, cuando funcione
Se factura cuando vuestro responsable valida la prueba con un encargo real. Si no se valida por causa nuestra, seguimos sin coste hasta que funcione.
Tarifa de primera edición
Si la herramienta queda en marcha antes de esta campaña, vuestra cuota por encargo se mantiene durante tres campañas, actualizada solo con el IPC. Vosotros podéis dejarla cuando queráis. La tarifa general se revisa al cerrar cada campaña.
Si un año dejáis la cuota
La herramienta sigue funcionando tal como está, y la configuración y los datos son vuestros. Os quedáis también con las skills tal como estén. Lo que deja de llegar es la adaptación cuando cambie el modelo de IA, las actualizaciones y el soporte en campaña.
Importes sin IVA. Compromiso mínimo: una campaña. La cuota se calcula con los encargos de cada campaña, con un mínimo equivalente a 25 encargos.
Haced la cuenta con vuestros números
Partimos de nuestra estimación para circularización: 3 horas por encargo (preparar, enviar, perseguir, archivar y conciliar las respuestas). Para el intercambio documental con clientes (PBC), ponedla vosotros: es el proceso que más varía entre firmas.
Es una estimación con vuestros datos. La primera campaña se mide y os entregamos el informe de horas: a partir de ahí, la cuenta se hace con datos reales.
Vuestros expedientes no salen de vuestro entorno
Dónde están los datos
Todo queda en vuestro Microsoft 365. No hace falta anonimizar nada, porque los documentos no salen de vuestro entorno.
Quién es dueño de qué
La configuración, los datos y los registros son vuestros. Si un día os vais, os entregamos claves, usuarios, configuración y documentación.
La cuenta de IA
Está a vuestro nombre, con vuestras condiciones de uso. Nosotros no vemos vuestros datos en producción.
Contrato y cumplimiento
Firmamos el encargo de tratamiento conforme al RGPD y un acuerdo de confidencialidad. Durante la puesta en marcha y el soporte solo accede nuestro equipo técnico, con registro de accesos, y la prueba se hace en vuestro entorno con vuestro responsable delante. Cada año os entregamos una nota de seguridad para archivar en vuestro sistema de gestión de la calidad.
Lo que os ofrecemos ya funciona en una firma de auditoría
Lo que hace
- Somos auditores. La circularización la usamos en nuestra propia firma, con unas 95 auditorías, desde la campaña pasada, y el intercambio documental ya está en nuestros encargos.
- Lo que adaptamos ya está corregido con expedientes reales: no empezáis de cero ni probáis con vuestra campaña.
- Lo mantiene alguien que conoce la NIA-ES 505 y sabe qué es una respuesta válida.
Lo que no hace
- No sustituye el juicio del auditor sobre la evidencia.
- No construye procesos nuevos ni integraciones a medida: eso es un proyecto aparte.
La IA abarata la ejecución. No abarata la responsabilidad.
Media hora para revisar los números y fijar la fecha de adaptación
Con José Miguel y Roberto. Si os encaja, la adaptación empieza la semana siguiente. Nuestro compromiso es que la tengáis funcionando en un máximo de 60 días desde la firma: si aceptáis antes del 15 de noviembre, la tenéis antes del 15 de enero, a tiempo para circularizar los cierres a 31/12/2026. Atendemos pocas firmas antes de enero porque nos quedan pocos huecos en la agenda de este trimestre.
Conviene tener a mano
- Quién lleva hoy el intercambio documental con clientes y cuántas horas le dedica por encargo.
- Un usuario administrador de vuestro Microsoft 365.
Para confirmar
Responded a este correo indicando la opción que os encaja y una fecha para la reunión. Ismael os confirma disponibilidad en 24 h.